Налогоплательщики налога на добавленную стоимость обязаны составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.
Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету из бюджета.
Принимая от поставщика счет-фактуру, налогоплательщик обязан особое внимание обратить на его заполнение. Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. 5 и 6 ст.169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

В счете-фактуре должны быть указаны:
1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
8) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;
9) сумма акциза по подакцизным товарам;
10) налоговая ставка;
11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;
13) страна происхождения товара;
14) номер грузовой таможенной декларации.
Сведения, предусмотренные подпунктами 13 и 14 настоящего пункта, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаро-сопроводительных документах.
Таким образом принять к вычету НДС, перечисленный поставщику, можно только на основании правильно оформленного счета-фактуры, и если продавец забудет указать, например, единицу измерения товара или ставку налога, то принять к вычету НДС будет нельзя.
Кроме того, если пропущенная ошибка в счете-фактуре обнаружится при налоговой проверке, то налогоплательщик, может быть подвергнут налоговым санкциям за неправомерное предъявление к вычету суммы «входного» НДС.
Постановлением Правительства РФ от 16.02.2004 № 84 были внесены изменения в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Так добавлены новые реквизиты для продавца и покупателя. В форме счета-фактуры показатели «ИНН покупателя» и «ИНН продавца» дополнены кодом причины постановки на учет (КПП). Этот код присваивается организации при постановке на налоговый учет. Например, вновь созданной организации он дается, когда она встает на налоговый учет по месту своего нахождения. Если же организация поменяет место своего нахождения, то КПП она получит в налоговом органе уже по новому адресу. Если счета — фактуры оформляют обособленные подразделения, то указывается КПП головной организации. Дополнение счета-фактуры указанным реквизитом призвано облегчить контроль за правомерностью применения налоговых вычетов по НДС при проведении контрольных мероприятий, например, встречных проверок.
В счете-фактуре появился показатель: «(подпись) (Ф.И.О.)». Ведь без этого показателя сложно идентифицировать лиц, имеющих право подписи на счетах-фактурах.
Минфин России Письмом от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54 разъяснил, что по счет-фактурам, в которых не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации, нельзя принимать НДС к возмещению из бюджета. Данное требование распространяется только на те счета-фактуры, которые были выставлены после 1 марта 2004 года, то есть после вступления в силу постановление правительства от 16 февраля 2004 г. № 84, которым были изменены правила ведения счетов-фактур.
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
Следует обратить внимание, что в форме счета-фактуры исключены слова «МП», «Выдал», «подпись ответственного лица от продавца». Эти данные не несли информационной нагрузки, необходимой для определения правомерности применения налогоплательщиком налоговых вычетов.
Порядок внесения исправлений в счета-фактуры регулируется п. 29 Правил. Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Следует обратить внимание, что датой предъявления к вычету суммы НДС, указанной в исправленном счете-фактуре будет считаться день внесения исправлений. В связи с изменением даты принятия к учету счета-фактуры, приравниваемой ко дню внесения исправлений к налогоплательщику могут возникнуть основания для начисления пеней (ст. 75 НК РФ) и внесения исправлений в налоговую отчетность по НДС.
Налоговый кодекс предусматривает ряд случаев, когда счета-фактуры не выставляются. А именно при реализации:
— товаров за наличный расчет организациями и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания (п. 7 ст. 168). Под розничной торговлей понимается продажа товаров для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью (определение дано в пункте 1 статьи 492 ГК РФ);
— организациями и индивидуальными предпринимателями работ (услуг) непосредственно населению (п. 7 ст. 168);
— ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг) и реализации банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами услуг, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со статьей 149 Налогового кодекса (п. 4 ст. 169).
Других исключений Кодексом не предусмотрено. Следовательно, в остальных случаях продавец, если он является плательщиком НДС, обязан на основании пункта 3 статьи 168 НК РФ выставлять покупателю при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) счета-фактуры.
Как было сказано выше
, на налогоплательщика, помимо обязанности составления счетов-фактур, возложена также обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. Продавцы, выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению без применения контрольно-кассовой техники, но с выдачей документов строгой отчетности, регистрируют в книге продаж вместо счетов-фактур документы строгой отчетности, выданные покупателям.
Счета-фактуры, выданные продавцами при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациям и индивидуальным предпринимателям за наличный расчет, подлежат регистрации в книге продаж. При этом показания контрольных лент контрольно-кассовой техники регистрируются в книге продаж без учета сумм, указанных в соответствующих счетах-фактурах.